Event Partner（赛事合作伙伴，简称EP），是让VEX机器人竞赛真正落地的核心执行人。一场赛事能不能做到公平严谨、体验流畅，离不开 EP 团队的准备与统筹。如果你也想亲手打造一场被赛队认可的赛事，成为 EP 会是不错的选择。
角色与职责，EP 到底在做什么
办赛看起来就是场地、报名与裁判安排这些工作，但作为 EP，其工作远远比这些细致，也需要把权责拆分到位，从源头规避麻烦，核心目标只有两个——保障赛事全程顺利进行，给所有赛队提供稳定可靠的竞赛环境。这就涉及到两个方面：
组织赛事委员会，委员会至少包括：
总统筹，即 EP 本人，对外对接区域赛事经理、处理所有合规审批，对内安排所有环节，是赛场的第一负责人；
技术组，包括负责赛场供电、网络、搭建、设备保障的场地技术员，负责操控 Tournament Manager 操作员；
后勤组，负责场馆对接、物料采购、人员签到、餐饮停车、物资收发、证件发放等事项；
运营组，包含主持人、摄影摄像、秩序维护，把控流程。
根据核心周期执行，包含以下几个阶段：
准备阶段，在赛前2-4个月敲定场地、预算、人员岗位与安排，完成赛事类型定级、赛程排期、通知文件及相关政策内容；
报名阶段，发布赛事公告、同步赛程、食宿安排、联系赛队；
比赛阶段，从场馆进场搭建到赛后全部撤场，需要统筹裁判、志愿者、参赛赛队、家长观众，处理设备故障、赛程延期、判罚申诉等突发问题；
赛后阶段，整理赛事账单、人员名单、成绩文件、队伍反馈，复盘赛程问题、人员是否短缺、场地优缺点，为下一次办赛优化方案。
EP 不只是“办一场活动”，更是VEX赛事规则的落地执行者，必须保证同一场赛事里，所有队伍执行同一套判罚标准、拥有同等参赛机会。
从“想做”到“做到”：EP完整申请流程
申请 EP 之前，强烈建议先去其他赛事做全职志愿者，完整参加体验一场 VEX 赛事，沉浸式感受赛程节奏、岗位分工、现场突发状况，这是文字指南无法替代的经验。然后开始正式申请步骤：
第一步，提交办赛计划。将你完整的办赛方案发送至官方邮箱 [email protected]，写明赛事类型，预计赛队数量、场地、时间、人员配置，由赛事经理评估办赛条件，给出专业意见；
第二步，完成EP认证。先完成 EP 线上认证，再签订一份办赛履约文件，这样赛事经理会给你开通 events.vex.com 上的 EP 账户权限；
第三步，提前敲定全部赛事细节。是友谊赛还是区域赛？场地什么尺寸，电源网络是否稳定？志愿者一共多少人，岗位配比如何？将所有节点、排班、清单全部确定好。
第一场赛事不建议直接申办规模较大的赛事，优先从一场小型交流赛开始，有限的赛队数量将帮助你完整的跑一遍办赛流程，积累实战经验；
第四步，在 events.vex.com 创建赛事。将赛事信息录入平台，提交给赛事经理审批，建议至少提前两个月开放报名。
人员安排有讲究，这些经验你可能会用上
志愿者精细化配置
短时岗位：如签到志愿者、验机人员，适合只能半天到场的老师、家长；
全程在岗：如场地恢复、维持排队秩序、现场解说等工作人员，需要精力充沛、能持续走动；
技术岗位：如 TM 软件操作员、主裁判、评审顾问，优先交给有赛事经验的老手。
人员筛选标准参考
耐心沟通能力：评审裁判会长时间高频率与不同学生进行沟通，可以优先考虑教师、图书管理员等善于与学生打交道的人员；
抗压应变能力：竞技赛场避免不了会出现判罚争议等突发情况，需要能灵活应对，能冷静沟通的人员；
新老搭档制度：1名有经验志愿者搭配1名新人，可以帮助新人更好融入角色，同时也可以将志愿者培训委派给另一位能力出众的志愿者。
颁奖环节标准化，最后一刻也有秩序
颁奖环节标准化
预留集中颁奖区域，清理好进出通道；
直接复用开幕式或现场解说的麦克风与音响，不用额外搭建设备，节省成本；
提前把所有组别奖旗奖杯提前分好、摆放到位，按获奖顺序依次排列；
尽可能早的将完整获奖名单给到主持人，以便有充分颁奖时间。
巧妙应对赛程问题
规划前期就预留一些弹性时长，应对赛场设备故障、判罚争议带来的延误；
如果赛程实在紧张，考虑流动午餐制，压缩赛场空窗期；
场地条件允许的话，可以临时扩容以增加竞赛场地、增设验机通道，分流队伍排队压力；
前一天完成全部场地铺设、设备调试，保证第二天一早可以直接开赛。
赛后复盘很重要
一场比赛结束不等于工作收尾，完整复盘才能持续优化办赛质量。
日程复盘：记录哪些环节出现延误或者不足，下一场如何避免；
人员复盘：哪些岗位人手不足，哪些又人员冗余，还能将靠谱的志愿者加入长期合作名单；
沟通复盘：整理赛队咨询最多的共性问题，下一场提前告知，减少重复答疑；
场地复盘：记录场馆交通、空间、电源、网络、人流管控的优缺点，决定下次是否继续合作；
文件归档：及时上传官方成绩，收集赛队与教练的反馈，帮助优化赛事服务。
EP不只是一场比赛的组织者，更是VEX社区公平竞赛秩序的维护者。新手不必追求一步到位，先从志愿者积累经验、小型友谊赛起步，清楚每一个环节的细节。当学生在赛场欢呼呐喊，当裁判在积分表上认真录入每一分，当家长在场外举着手机不断拍照，你会意识到，你为 VEXer 创造了一个值得纪念的日子，也为自己创造了一段真正有分量的经历